maandag 25 november 2013

Programma management van het Nieuwe Werken - Lessons Learned (part 2)

In een vorige blogpost over lessons learned uit HNW programmamanagement, had ik het over mijn top drie voor het fundament van een transitie naar HNW: Start Top Down - Installeer een krachtige Governance - Veranker Change Management. Hieronder deel ik graag met jullie nog wat zaken die ik heb weerhouden.

Tailor, don't cut & paste

Heel specifiek gaat het hier over (1) het genereren van input en (2) het vertalen van initiatieven naar het teamniveau. Het eerste is er op gericht om zoveel mogelijk medewerkers in je design en implementatiefase te betrekken. Dit betekent dat je gaat werken met diverse groepen vrijwilligers die zullen werken rond HNW thema's. Dat kan gaan van het meedenken over policies tot het helpen uittekenen van de werkplekdesign. Je gaat open brainstormingsessies organiseren, werkgroepen opzetten of Q&A sessies plannen. In de implementatiefase kun je bijvoorbeeld werken met campagneteams, testgroepen of zelfs een proefpanel vragen een nieuwe koffieleverancier te kiezen...De bedoeling is dat je zoveel mogelijk mensen in je traject meeneemt. Het is het natuurlijke bottom-up tegengewicht voor je Top-Down benadering. Al deze info, feedback en ideeën zal uiteindelijk moeten leiden tot een op maat gemaakte inkleuring van het nieuwe werken.

Het tweede element is erop gericht algemene beslissingen dan nog eens te tweaken op het teamniveau tot zelfs het individuele niveau toe binnen de onderneming. Dit doe je actief op de momenten wanneer je iteratief feedback moet verzamelen dat het proces verder zal sturen (proximiteitsmatrix, kleurenpaletten, office furniture...) of tijdens geplande teamsessies (bijvoorbeeld wanneer de HNW policies in de teams moeten verankerd worden middels coaching of trainingsmomenten) of receptief via open feedback kanalen (commentaar op blogposts, HNW postbus, ombudsman portal...) Er is een optimaal evenwicht tussen beslissingen die je aan experts of je HNW projectteam overlaat en beslissingen waarbij de eindgebruiker moet betrokken worden. Factoren die hier ook meespelen zijn tijd en budget. Idealiter betrek je maximaal de medewerkerspopulatie. They know best!

Resource Allocation

Dit volgt uit het vorige. Tot mijn scha en schande heb ik al moeten ondervinden dat het werk dat ik hierboven beschrijf meer tijd kan vergen dan dat je initieel hebt voorzien in je projectplan. Het kan een invloed hebben op je timing - maar wat belangrijker is: ook op je resource allocatie. Al snel kan blijken dat al deze activiteiten niet kunnen verzekerd worden door de beschikbare projectleden. Dit vergt namelijk tijd. Veel tijd. Verwacht bijvoorbeeld nooit dat je bij de eerste voorstelling van een werkplekdesign reeds een OK gaat krijgen. (Meestal moet de architect wel drie of vier maal terugkeren. Elke stakeholder heeft op dat moment namelijk eigen ideeën omtrent inrichting en kleurpalet van nieuwe werkplekken.) Minder triviaal is echter de tijd die het neemt de vertaling op teamniveau doorheen het bedrijf goed te borgen. Het werk dat dit meebrengt voor je medewerkers die verantwoordelijk zijn voor change management of je trainers en coaches moet juist begroot kunnen worden. Ook het werk dat bepaalde vrijwilligers opnemen, kan snel een grote hap uit hun beschikbare arbeidstijd nemen. Niet alleen ga je anders hun boze lijnmanager moeten kalmeren maar al dit werk moet natuurlijk wel ergens 'in de boeken' terug te vinden zijn. Dus de resource allocatie als onderdeel van je project initiatie is een niet licht te nemen horde.

Emotional impact

Ik heb ook al ondervonden dat een dergelijk traject wel wat emoties bij medewerkers en managers losweekt. Het loslaten van een eigen bureau of een eigen vaste printer, het gepercipieerde verlies van status, onzekerheid, basale weerstand tegen verandering...zijn zaken waarmee je geconfronteerd zult worden en die je gaat moeten aanpakken. Voorzie dus ook voldoende teambuilding voor het HNW projectteam zelf. Zorg dat de eigen batterijen voldoende opgeladen zijn. Dit is een werk van lange adem. Heb dus oog voor hoe je eigen teamleden in het project staan.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen