woensdag 13 november 2013

Programma management van het Nieuwe Werken - Lessons Learned (1)

Op 23 september was Getronics de gastheer voor het CIO forum met als thema 'Het Nieuwe Werken'. Ik gaf er een presentatie voor een publiek van geïnteresseerde CIO’s over hoe de transitie naar HNW kan gemanaged worden en wat we uit dergelijke projecten al hadden geleerd.  Het HNW is geen eenheidsworst maar toch kunnen er vanuit het oogpunt van programmamanagement een aantal ‘lessons learned’ afgelijnd worden. Ik bespreek hier kort mijn top drie van wat ik beschouw als absolute noodzaak voor succes.

Start Top Down

Maak een visie document. Werk met het Executive Management Team (EMT) rond de inhoud van het Nieuwe werken. Hoewel veelal op de agenda gezet door HR of Facilities moet dit onderwerp al snel door het voltallige directieteam worden uitgedragen. HNW mag niet enkel gezien worden als een initiatief van HR, Facilities Management of IT maar moet een gedeeld initiatief zijn van alle divisies. Het moet ook op deze manier verpakt en gecommuniceerd worden. In het visie document beschrijven we zo concreet mogelijk de eigen invulling van het nieuwe werken. Hoe het zich verhoudt tot de bedrijfswaarden en hoe het kleeft met de algemene bedrijfsstrategie. Dit document gaat later veel discussie ontmijnen. Het is de poolster, een richtbaken voor het verdere project. Maak er ook een vertaling van in de alledaagse werksituatie, maak het levend opdat elke werknemer zich goed kan inbeelden wat dit nieuwe werken aan verandering kan teweegbrengen maar ook wat de voordelen zijn die HNW voor hem of haar zal opleveren. Zo heb ik bij een klant de visie vertaald in een letterlijke dagboekbeschrijving van ‘a day in the life’ van een fictieve medewerkster die een bestaande sleutelfunctie uitvoert in een HNW modaliteit. Zo wordt de invulling van nieuwe processen, policies en tooling concreet en al snel onderdeel van een enthousiasmerend bedrijfsverhaal.

Installeer de meest krachtige ‘governance’ voor je project

Een goede borging van je strategic governance is cruciaal voor het programma. Zorg ervoor dat ten minste de helft van het Executive Management Team ook in de Steering Committee van het HNW programma zetelt. Bijkomend voordeel: als de CEO tevens voorzitter is van de Steering Committee. De project sponsor of owner is best het directielid die over de grootste revenue stream gaat. We mogen niet vergeten dat leden van het  EMT makkelijkst worden overtuigd door hun eigen collega’s. Ook zij zullen met verschillende snelheden naar HNW evolueren. Zorg er dan ook voor dat ze elkaar hierin kunnen steunen en overtuigen. Voor de lezers die iets van de projectmethodologie Prince2 kennen: zorg voor genoeg brede project controls en installeer een licht doch efficiënt exception handling proces.

Veranker Change Management

Hier wordt wel veel lippendienst aan bewezen. Maar de uitdaging is het change management als een  hoeksteen te definiëren voor elke project deliverable; hetzij een nieuwe ICT tool zoals presence management of een nieuwe samenwerkingspolicy rond teamafspraken binnen HNW. Als programma manager mag je dan ook geen enkel projectplan aanvaarden waar niet voor het luik change management werd gebudgetteerd en gepland. Maak het een becijferd en reëel onderdeel van elk projectplan. Zelfs kleine veranderingen kunnen grote gevolgen hebben. Breng ze in kaart en zoek naar Single Points of Failure vanuit een change perspectief.

Deze drie vormen een nodige doch nog geen voldoende voorwaarde voor het slagen van een HNW programma. Er komen nog heel wat andere zaken in de mix maar deze drie, correct ingeschaald, vormen – in mijn ervaring - alvast een sterk fundament!
Ik hoor graag andere meningen!

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen